Електронний документообіг для підприємств галузі оборони України: переваги використання

Підприємства оборонної галузі України цілком можуть збільшити ефективність своєї роботи та знизити витрати. Одним з важливих кроків в цьому напрямку є перехід на електронний документообіг.

Про це повідомив український ІТ-експерт, член Наглядової ради Intecracy Group Михайло Віговський під час онлайн-конференції учасників асоціації Software Ukraine, присвяченої розвитку сервісів української ІТ-компанії Softline.

Експерт назвав головні переваги:

1. Зменшення бюрократії та прискорення робочого процесу. Електронний документообіг дозволяє позбутися від паперової документації та масштабує процеси обробки документів. Це означає, що робочий процес стає більш прозорим і швидким. Документи можуть бути легко зареєстровані, переслані для розгляду та затвердження, а також відстежені в реальному часі.

2. Зменшення витрат на папір та друк. Утримання паперової документації може коштувати підприємству значні гроші. Електронний документообіг дозволяє значно зменшити витрати на папір, друкарське обладнання, а також зв'язані з цим послуги та матеріали. Це може значно полегшити бюджет підприємства та звільнити кошти для інших важливих цілей.

3. Підвищення безпеки даних. Електронний документообіг дозволяє налагодити ефективний контроль за доступом до даних та документів. За допомогою різноманітних заходів захисту, таких як шифрування та автентифікація, можна забезпечити високий рівень безпеки для конфіденційної інформації підприємства.

4. Зручність і легкість пошуку інформації. Електронні системи дозволяють зберігати та організовувати великі обсяги документів так, щоб вони були легко доступні та зручні для пошуку. Це зменшує час, необхідний для пошуку необхідної інформації, і підвищує продуктивність співробітників.

5. Збільшення стійкості до непередбачуваних ситуацій. Електронний документообіг дозволяє зберігати резервні копії важливих документів в безпечних резервних центрах даних. Це забезпечує стійкість до непередбачуваних ситуацій, таких як пожежі, повені або інші природні катастрофи.

6. Спрощення взаємодії з іншими організаціями. Електронний документообіг сприяє зручній взаємодії з іншими організаціями та військовими підрозділами. Документи можуть бути легко обмінювані та оброблятися без необхідності фізичного пересилання паперових копій.